Na busca por métodos que permitam otimizar os processos de uma empresa para alcance dos diversos resultados em foco, muitos modelos aparecem no topo das propostas, e com o Programa 5S, também conhecido como os “5 Sensos”, não é diferente!
Em mais um tour pelo universo do Lean Manufacturing apresentaremos o modelo, suas definições e diferentes formas de aplicá-lo. Para entender o 5S, precisamos vê-lo como uma ferramenta focada em transformar o ambiente de trabalho em um local racionalizado, organizado e limpo.
Desta forma, temos as 5 etapas deste sistema, começando cada uma começando com a letra S:
1.Seiri – Utilização;
2.Seiton – Organização;
3.Seiso – Limpeza;
4.Seiketsu – Padronização;
5.Shitsuke – Disciplina;
Estas etapas se alimentam uma da outra, portanto seguira sequência é muito importante!
Vale ressaltar que a aplicação destes procedimentos não será significativa, a menos que a disciplina esteja presente e o progresso seja acompanhado, com responsabilidade e rastreamento, de forma que os colaboradores continuem aplicando os passos de forma cíclica.
Tendo isso bem definido, vamos agora conhecer melhor o que cada etapa traz como proposta e suas formas de implementação:
Seiri – Utilização: O primeiro passo no processo 5S é o “seiri”, que se traduz por “arrumação”. O objetivo da etapa 1 é eliminar a desordem e limpar o espaço, removendo o que não pertence à área.
Para esta etapa, deve- se analisar de perto os itens, ferramentas e materiais, definindo os que são necessários ou úteis para função realizada naquele espaço e removendo todo o resto.
Alguns desses itens removidos precisarão ser jogados fora ou reciclados, outros itens podem pertencer a outro processo ou local de trabalho, estes devem ser devolvidos às suas áreas.
Ao encontrar um item que não consiga identificar, ou que tenha propriedade incerta, é hora de usar uma etiqueta vermelha.
A “Red-Tagging” anexa temporariamente ao item, que contém as informações de onde e quando ele foi encontrado. Os itens marcados com vermelho de todas as áreas de trabalho são coletados em um único local, para ferramentas, materiais e equipamentos, os quais podem ser úteis posteriormente em outras partições.
Seiton – Organização: O segundo passo é “seiton”, traduzido como “ordenação”, o objetivo desta etapa é organizar a área de trabalho! Cada item deve ser fácil de encontrar, usar e retornar, logo, para aplicá-lo, devemos marcar a frase: “um lugar para tudo, e tudo em seu lugar.”
As ferramentas que são usadas com frequência devem ser armazenadas perto do local em que são usadas. Para os equipamentos maiores, suprimentos e outras ferramentas que são usadas com menos frequência, guardar em um local central, onde várias equipes podem compartilhá-los.
Já os itens que são normalmente usados em conjunto (como brocas e brocas) devem ser armazenados próximos uns dos outros. Para manter o controle de tudo, faz -se necessário criar um mapa 5S como parte deste processo! Um mapa 5S é um diagrama ou planta baixa que fornece uma visão geral de uma área de trabalho ou processo.
Ele oferece uma referência visual para mostrar onde estão as ferramentas, suprimentos, trabalhadores e como eles se relacionam uns com os outros. Após a estruturação do mapa 5S, o mesmo funcionará como uma ferramenta de treinamento, usado como referência em etapas posteriores, e atualizado à medida que a área de trabalho muda.
Após designar os locais de armazenamento, cada área de armazenamento deve ser rotulada, etiquetando a parte externa das prateleiras e portas dos armários para ajudar os trabalhadores a identificar rapidamente o que está dentro de cada uma delas.
Vale ressaltar que estas ideias também chegam ao chão de fábrica, nas vias de movimentação e armazenamento de suprimentos e produtos acabados podem ser todos marcados com fita de marcação de piso.
Seiso – Limpeza: O terceiro passo do 5S é o “seiso”, que significa “limpeza”, esta etapa ataca a sujeira que inevitavelmente se acumula sob a desordem com uma limpeza regular de cada parte da área de trabalho e uma limpeza mais completa a cada semana.
No Seiso, cada trabalhador deve limpar sua própria área de trabalho, e o equipamento que utiliza, trazendo assim alguns benefícios como a percepção rápida de quaisquer problemas que surjam.
Todos devem prestar atenção à limpeza geral do local de trabalho, estando dispostos a recolher o lixo e assim por diante, mas para que a 5S dê os melhores resultados.
Cada trabalhador deve assumir a responsabilidade pessoal por seu próprio espaço de trabalho como vazamentos, rachaduras ou desalinhamentos.
Seiketsu – Padronização: A quarta etapa é a padronização, ou “seiketsu”, nesta etapa vamos escrever o que está sendo feito, onde, e por quem.
Com a padronização é possível incorporar as novas práticas no procedimento normal de trabalho, abrindo o caminho para mudanças a longo prazo, garantindo que o trabalho não desapareça simplesmente.
Um ponto relevante desta etapa é que não devemos nos prender à ideias fixas, uma vez que ao escrever e padronizar, não significa que posteriormente não haja mudanças de ideia.
O objetivo em questão é tornar o local de trabalho melhor, e não imutável. Ao padronizar, estabelecer uma boa comunicação é essencial, por isso listamos algumas chaves que podem auxiliar na aplicação de uma boa comunicação:
● Listas de verificação 5S – A listagem das etapas individuais de um processo facilita o acompanhamento completo desse processo por parte dos trabalhadores.
● Gráficos de ciclo de trabalho – Identificando cada tarefa a ser executada em uma área de trabalho com um cronograma para cada uma dessas tarefas.
● Etiquetas e sinais de procedimentos as quais fornecem instruções de operação, passos de limpeza e procedimentos de manutenção preventiva exatamente onde essa informação será necessária.
Shitsuke – Disciplina: O “shitsuke”, significa “disciplina”, o compromisso contínuo, indispensável para dar seguimento aos passos anteriores de maneira cíclica.
A abordagem dos 5S é contínua! Esta deve ser aplicada como uma parte rotineira do trabalho normal, e a disciplina vai sustentar tudo o que foi construído. Para que haja uma disciplina de fato presente, precisaremos de alguns suportes como os propostos abaixo:
● Apoio gerencial- Os supervisores e gerentes devem estar envolvidos nos processos do 5S, e obter feedback dos trabalhadores, além de fornecer todas as ferramentas, treinamentos e tempo para que os trabalhadores façam seu trabalho corretamente.
● Visitas a departamentos- Trazer equipes de um departamento para visitar outros departamentos ajudará a familiarizar toda a força de trabalho com os processos de suas instalações.
● Treinamento atualizado -Com o passar do tempo, pode haver mudanças no local de trabalho, tais como novos equipamentos, novos produtos ou novas regras de trabalho, sendo assim, treinamentos sobre os novos padrões são indispensáveis!
● Auditorias de progresso- O programa 5S ao ser implementado traz metas específicas e mensuráveis e a verificação dessas metas com uma auditoria periódica pode fornecer informações e orientações importantes.
● Avaliações de desempenho- Quando as equipes e os indivíduos tiverem um bom desempenho, é muito importante celebrar e publicar os resultados gerais para que cada equipe possa ver como eles se comparam ao resto das instalações e como suas contribuições influenciaram no alcance das metas.
Após conhecer mais sobre esta metodologia, podemos sintetizar agora benefícios do programa 5S.
Através de sua aplicação haverá um melhor aproveitamento do tempo, menos desperdício de espaço, redução do tempo de parada dos equipamentos e também, benefícios ligados aos recursos humanos.
Tendo os princípios 5S usados de forma eficaz, os colaboradores verão que sua contribuição é valorizada, e seu desempenho é reconhecido, criando um ambiente onde todos podem sentir orgulho de seu trabalho.
Ver o alcance dos resultados e de forma mais explícita, em que as pequenas contribuições influenciaram, forma bons intraempreendedores e culmina para uma organização com maior consistência e qualidade!
